Cấp bách số hoá tài liệu lưu trữ

Ðể đôn đốc việc thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ và tiếp tục tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương, Chủ tịch UBND tỉnh đã chỉ đạo thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; chủ tịch UBND các huyện, TP Cà Mau và chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn khẩn trương chỉ đạo, quán triệt và nghiêm túc triển khai thực hiện đầy đủ các nội dung theo công văn của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Trong đó, tiếp tục thực hiện các biện pháp cấp bách về văn thư, lưu trữ để đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành của các cấp chính quyền địa phương được thông suốt và đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, doanh nghiệp; bảo đảm tất cả tài liệu, lưu trữ được bảo quản tuyệt đối an toàn, không hư hỏng, không thất thoát trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, đặc biệt là tài liệu lưu trữ về đất đai và các dự án đầu tư. Ðẩy mạnh tiến độ số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã theo hướng dẫn tại công văn của Bộ Nội vụ, quyết tâm hoàn thành trước ngày 30/6/2025.

Khẩn trương hoàn thành việc thống kê, quản lý, bảo quản, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và khoanh vùng dữ liệu, tài liệu trong hệ thống để bàn giao; nhanh chóng hoàn thành phương án tổng thể, tổ chức lại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương và xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ đã được thống kê. Phê duyệt và tổ chức thực hiện ngay sau khi hoàn thành việc sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh.

Thực hiện nghiêm túc công văn của Chủ tịch UBND tỉnh về việc thực hiện công tác quản lý về văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; bàn giao đầy đủ tài liệu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử và kịp thời tham mưu xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu tiếp nhận.

Ðồng thời, chủ động xây dựng Kế hoạch triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025. Tập trung chuẩn bị đầy đủ nguồn lực và điều kiện cần thiết (nhân sự có chuyên môn về văn thư, lưu trữ; hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý lưu trữ số...). Ưu tiên triển khai các nhiệm vụ trọng tâm xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, an toàn và bảo mật; thực hiện lưu trữ số theo đúng quy chuẩn kỹ thuật và quy định pháp luật có liên quan; quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp thành lập, giải thể, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính, bảo đảm bàn giao đầy đủ, đúng quy định và lưu trữ lâu dài.

Chủ tịch UBND tỉnh đồng thời chỉ đạo Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các sở, ngành, đơn vị có liên quan đánh giá thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số và nhu cầu nhận chuyển giao phần mềm Kho lưu trữ số theo công văn của Bộ Nội vụ; đồng thời có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn và tổng hợp kết quả thực hiện.

Tài liệu đã được thống kê, chỉnh lý tại UBND huyện U Minh.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện rà soát, phân loại và khoanh vùng dữ liệu tài liệu lưu trữ trên hệ thống iOffice theo quy định. Ðồng thời, xây dựng phương án tái cấu trúc và bàn giao dữ liệu, tài liệu lưu trữ cho các đơn vị mới được thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy bảo đảm đầy đủ, chính xác, an toàn và đúng quy định pháp luật. Phối hợp xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài liệu lưu trữ.

Ông Trần Bửu Nhân, Phó Giám đốc Sở Nội vụ, cho biết: “Thực hiện chỉ đạo của Trung ương, địa phương, Sở Nội vụ đã đôn đốc triển khai đến các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, TP Cà Mau và UBND các xã, phường, thị trấn (cơ quan, tổ chức) khẩn trương tập trung chỉ đạo, quán triệt và triển khai thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo đúng chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh. Ðồng thời, lãnh đạo UBND tỉnh cũng đã thành lập đoàn thường xuyên đi kiểm tra tiến độ và công tác triển khai thực hiện tại các huyện: Cái Nước, U Minh, Trần Văn Thời, Thới Bình, Phú Tân".

Mặc dù các cơ quan, tổ chức đã khẩn trương triển khai thực hiện, tuy nhiên còn gặp nhiều khó khăn trong việc chỉnh lý và số hoá tài liệu. Theo thống kê của Sở Nội vụ, tính đến nay, tổng số tài liệu lưu trữ khoảng 15.000 m tài liệu giai đoạn của hồ sơ, tài liệu từ năm 1979-2025, trong đó tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh của UBND cấp huyện là trên 3.700 m (tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn là hơn 900 m, tài liệu có thời hạn bảo quản là trên 2.800 m); tại UBND cấp xã chưa có tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh. Tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống chưa chỉnh lý là 11.600 m, trong đó tài liệu các phòng, ban thuộc UBND cấp huyện là 6.800 m, tài liệu UBND cấp xã là 4.770 m.

Ông Trần Bửu Nhân lý giải: “Do khối lượng tài liệu phải chỉnh lý, số hoá rất lớn nên các huyện không thực hiện chỉnh lý được (do phải thực hiện quy trình đấu thầu, yêu cầu hoàn thành xong trước 30/6 nên không đủ thời gian thực hiện). Vì vậy, hiện nay các huyện đã chuyển toàn bộ tài liệu đã chỉnh lý về Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Số tài liệu chưa chỉnh lý đã được lập danh mục, đóng gói, tập hợp chờ bàn giao về Trung tâm Lưu trữ tỉnh (đã có kế hoạch tiếp nhận từ nay đến 25/6). Ðối với tài liệu cấp xã, Trung tâm Lưu trữ đã hướng dẫn tập hợp, lập danh mục, đóng gói, niêm phong để đưa vào quản lý, chờ bàn giao cho xã mới”.

Bên cạnh đó, để đảm bảo quản lý chặt chẽ, không để hư hỏng, thất thoát tài liệu, Chủ tịch UBND tỉnh đã thành lập Tổ quản lý tài liệu lưu trữ do Giám đốc Sở Nội vụ làm Tổ trưởng; lãnh đạo UBND huyện và 1 công chức Phòng Nội vụ cấp huyện; lãnh đạo UBND xã và 1 công chức cấp xã làm thành viên để quản lý, thực hiện niêm phong tài liệu của cấp huyện để bàn giao về Trung tâm Lưu trữ tỉnh; niêm phong và bàn giao tài liệu cấp xã cho đơn vị mới ngay sau ngày 1/7/2025./.

Hồng Nhung