Công tác văn thư, lưu trữ: Kỳ vọng ở một đề án

Công tác văn thư, lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Đó chính là công cụ cần thiết để lưu lại các văn bản được đưa ra trong quá trình hoạt động và đảm bảo cho các cơ quan thực hiện tốt việc quản lý, điều hành. Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ là góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của đơn vị.

Hiện nay, trên địa bàn tỉnh, công tác văn thư, lưu trữ ở nhiều cơ quan, đơn vị còn gặp khó khăn. Đề án Giải quyết tài liệu tích đóng (hay còn gọi là tài liệu chưa chỉnh lý) tỉnh giai đoạn 2011 - 2013 chính là nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ của tỉnh chủ yếu được hình thành từ sau ngày miền Nam giải phóng, thống nhất đất nước. Sau hơn 20 năm thực hiện đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế, Bạc Liêu đã đạt được nhiều thành tựu trên các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tất cả đều được ghi lại trong các tài liệu lưu trữ. Đây là vật chứng vô cùng quan trọng không có gì có thể thay thế được một khi tài liệu bị hỏng hoặc mất đi.

Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ, công tác này đã được hình thành một cách có hệ thống từ tỉnh đến cơ sở. Ngoài Chi cục Văn thư, lưu trữ (trực thuộc Sở Nội vụ) thì các cơ quan, đơn vị từ tỉnh đến cơ sở đều có bộ phận lưu trữ trực thuộc văn phòng cũng như có cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ để quản lý hồ sơ, tài liệu. Ở cấp tỉnh, Chi cục Văn thư, lưu trữ đã lưu giữ tài liệu của 7/54 cơ quan, đơn vị. Còn lại các cơ quan, ban ngành, nhất là ở cấp huyện và cơ sở, hoạt động văn thư, lưu trữ nhìn chung còn thiếu và yếu.

Bà Nguyễn Phương Trúc, Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh, cho biết, lượng tài liệu tồn đọng chưa được thống kê, bảo quản, chỉnh lý, sắp xếp tại các cơ quan, đơn vị hay chưa được nộp vào kho theo quy định là rất lớn. Qua khảo sát ở 7 sở, ngành của tỉnh, số tài liệu còn tồn đọng trên 1.000m giá tài liệu giấy. Ở các huyện, thành phố, mặc dù chưa có thống kê cụ thể, nhưng con số cũng lên đến hàng trăm. Ngoài ra, các loại tài liệu khác như: phim ảnh, ghi âm, băng đĩa từ… chưa được chỉnh lý và bảo quản theo quy định lên đến hàng ngàn mét. Đáng lo ngại là rất nhiều tài liệu do trải qua thời gian dài cùng với tác động bởi yếu tố môi trường và điều kiện bảo quản chưa đáp ứng yêu cầu nên đã bị xuống cấp nghiêm trọng, có nguy cơ hư hỏng nặng.

Việc triển khai thực hiện Đề án Giải quyết tài liệu tích đóng tỉnh giai đoạn 2011 - 2013 được xem là cần thiết để giải quyết một cách căn cơ những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ. Đề án này được UBND tỉnh phê duyệt cuối năm 2011. Đối tượng và phạm vi của đề án bao gồm các loại tài liệu giấy, tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu băng hình, phim ảnh, hình ảnh… tại các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh và các huyện, thành phố. Đề án được thực hiện nhằm lựa chọn, sắp xếp, phân loại, xác định giá trị và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tạo thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng lâu dài, tạo trình tự mới trong quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời từng bước xây dựng hoàn thiện công tác thống kê, tra cứu cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ việc tra cứu của các cơ quan, đơn vị Nhà nước cũng như của nhân dân khi có nhu cầu.

Đề án đang được tiến hành một cách khẩn trương nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện cũng như hiệu quả chất lượng của thông tin lưu trữ sau khi được chỉnh lý. Đề án có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo quản an toàn cũng như sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ mang tính lịch sử của tỉnh, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nó cũng làm thay đổi và nâng cao nhận thức của các cơ quan, ban ngành, địa phương đối với công tác lưu trữ hiện nay.

Kim Kim