Nâng cao chất lượng quản lý hộ tịch

Hơn 4 triệu dữ liệu được đồng bộ lên hệ thống dùng chung đã nâng cao hiệu quả quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh, tạo cơ sở cho việc quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu hộ tịch trên môi trường điện tử. Với vai trò tham mưu cho UBND tỉnh, Sở Tư pháp kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện quản lý hộ tịch. Tuy nhiên, điểm nghẽn về hạ tầng, kỹ năng nghiệp vụ và cơ chế phối hợp cần giải pháp để tháo gỡ.

• Đào tạo sử dụng phần mềm nghiệp vụ Cơ sở dữ liệu hộ tịch
• Tập huấn nghiệp vụ hộ tịch và chứng thực cho cán bộ, công chức cấp xã
• Kiểm tra công tác hộ tịch, chứng thực tại Phường Lý Văn Lâm

Ðẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

Thực hiện Ðề án Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Ðề án 06 của Chính phủ) và các chỉ đạo của Bộ Tư pháp, UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã chủ trì, phối hợp với các sở, ngành và địa phương triển khai đồng bộ công tác số hoá sổ hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh. Ðến nay, tỉnh Cà Mau  hoàn thành số hoá hơn 2,5 triệu dữ liệu. Dữ liệu sau số hoá được cập nhật vào hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp, tạo cơ sở cho việc quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu hộ tịch trên môi trường điện tử.

Song song với công tác số hoá, Sở Tư pháp chỉ đạo các địa phương thực hiện rà soát, chuẩn hoá và làm sạch dữ liệu hộ tịch; phối hợp với cơ quan công an đối chiếu, xác minh thông tin để đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, góp phần nâng cao chất lượng dữ liệu, hạn chế tình trạng sai lệch thông tin giữa các cơ sở dữ liệu và bảo đảm việc khai thác, sử dụng được chính xác, thống nhất. Kết quả số hoá và chuẩn hoá dữ liệu hộ tịch góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch; rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); giảm việc khai báo lại thông tin của người dân. Ðồng thời, tạo thuận lợi kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan Nhà nước, phục vụ hiệu quả việc triển khai dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực hộ tịch.

Ông Trần Hoàng Lộc, Phó Giám đốc Sở Tư pháp, kiểm tra công tác quản lý hộ tịch tại xã Ðá Bạc.

Bên cạnh đó, thực hiện chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số trong hoạt động quản lý nhà nước, Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch từ năm 2018. Các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đã thực hiện đăng ký, cập nhật, quản lý thông tin hộ tịch trên hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; khai thác các chức năng của hệ thống trong tiếp nhận, giải quyết, lưu trữ, tra cứu thông tin hộ tịch, từng bước thay thế phương thức quản lý thủ công, nâng cao tính chính xác, thống nhất và bảo đảm an toàn trong quản lý dữ liệu hộ tịch.

Từ ngày 1/7/2025 đến nay, toàn tỉnh giải quyết 101.754 TTHC trên lĩnh vực hộ tịch. Trong đó, đăng ký khai sinh 32.817 (chiếm 32,25%); đăng ký kết hôn 20.077 (chiếm 19,73%); đăng ký khai tử 19.893 (chiếm 19,55%); đăng ký nhận cha mẹ, con 697 (chiếm 0,69%); xác nhận tình trạng hôn nhân 21.279 (chiếm 20,91%); thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch 6.762 (chiếm 6,65%).

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã hỗ trợ hiệu quả quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch, theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ, cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch theo quy định, đồng thời tạo thuận lợi cho công chức tư pháp, hộ tịch trong việc tra cứu, khai thác thông tin phục vụ giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch của cá nhân, tổ chức. Các địa phương từng bước kết hợp giữa giải quyết TTHC trực tiếp và trực tuyến trong lĩnh vực hộ tịch; tăng cường sử dụng môi trường điện tử trong trao đổi, xử lý công việc, giảm thời gian giải quyết hồ sơ, giảm chi phí hành chính, nâng cao tính công khai, minh bạch trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Khó khăn, thách thức và phương hướng trong thời gian tới

Bên cạnh kết quả đạt được, công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số khó khăn, vướng mắc. Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, nhiệm vụ đăng ký, quản lý hộ tịch tại cơ sở đặt ra nhiều yêu cầu mới, trong khi khối lượng công việc ngày càng tăng, tính chất hồ sơ ngày càng đa dạng, phức tạp. Ðội ngũ công chức thực hiện nhiệm vụ tư pháp - hộ tịch tại một số địa phương còn hạn chế về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng xử lý các trường hợp hộ tịch phức tạp và yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện nhiệm vụ. Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin giữa các địa phương còn chênh lệch; việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa một số hệ thống thông tin chuyên ngành chưa thực sự đồng bộ; quá trình làm sạch dữ liệu vẫn cần nhiều thời gian và nguồn lực để thực hiện. Hạ tầng kỹ thuật, đường truyền và phần mềm dùng chung đôi lúc còn phát sinh lỗi kỹ thuật, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý hồ sơ tại cơ sở. Ngoài ra, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch có liên quan đến nhiều lĩnh vực và nhiều cơ quan quản lý dữ liệu khác nhau, cần thời gian trao đổi, xác minh thông tin, nhất là đối với trường hợp phức tạp, có yếu tố nước ngoài hoặc thông tin chưa đầy đủ.

Ðể tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đăng ký, quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chuyển đổi số và nhiệm vụ quản lý dân cư trong tình hình mới, Sở Tư pháp kiến nghị cần tập trung thực hiện một số giải pháp trọng tâm. Trong đó, tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và hoàn thiện thể chế trong lĩnh vực hộ tịch; chất lượng đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch; chất lượng dữ liệu hộ tịch, đẩy mạnh chuyển đổi số; khai thác hiệu quả hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử và các nền tảng số có liên quan, phục vụ tốt hơn yêu cầu giải quyết TTHC và quản lý nhà nước. Tăng cường cơ chế phối hợp, trao đổi thông tin và thống nhất phương pháp xử lý giữa các cơ quan là yêu cầu cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về hộ tịch. Ðồng thời, tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch, nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người dân trong đăng ký hộ tịch đúng thời hạn, cung cấp thông tin chính xác và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền trong quá trình giải quyết TTHC về hộ tịch.

Bà Nguyễn Thị Tuyết Minh, Trưởng phòng Bổ trợ và Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp tỉnh, khẳng định: "Sở Tư pháp thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện tại cơ sở; hướng dẫn, giải đáp nghiệp vụ và phối hợp xử lý các trường hợp phức tạp, vướng mắc phát sinh, nhất là các trường hợp đăng ký hộ tịch trước đây chưa đúng quy định, có yếu tố nước ngoài, cải chính, bổ sung hộ tịch và trường hợp có sự khác biệt giữa thông tin hộ tịch với thông tin trên giấy tờ nhân thân hoặc cơ sở dữ liệu liên quan. Qua đó, không chỉ quản lý công tác hộ tịch hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, tổ chức trong thực hiện các TTHC tư pháp.

Từ ngày 1/7/2025 đến nay, tỉnh Cà Mau giải quyết hơn 100 ngàn TTHC về hộ tịch, là minh chứng cho hiệu quả ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực này. Qua đó, từng bước hiện đại hoá, tạo nền tảng quan trọng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu có liên quan, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước và triển khai các nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực hộ tịch.

Kim Phượng - Lý Lệ