Không chỉ siêu thị hay chuỗi lớn mới cần thiết bị bán hàng. Ngày càng nhiều cửa hàng tạp hóa, quán cà phê, quán ăn gia đình chuyển sang dùng máy tính tiền và máy in hóa đơn. Lý do là việc tính tiền nhanh hơn, sổ sách rõ ràng hơn, và việc làm hóa đơn điện tử theo quy định cũng thuận tiện hơn.

Bán hàng bằng sổ tay: quen nhưng dễ sai

Nhiều hộ kinh doanh nhỏ vẫn ghi chép bằng sổ tay hoặc tính nhẩm. Cách này quen thuộc và không tốn chi phí. Nhưng khi quán bắt đầu đông khách, vấn đề sẽ lộ ra.

Giờ cao điểm, người bán vừa phải nhớ món, vừa tính tiền, vừa thối tiền. Chỉ cần sơ ý là tính sai, ghi thiếu món hoặc thối nhầm. Cuối ngày cộng sổ thấy lệch vài chục, vài trăm nghìn mà không biết lệch ở đâu.

Việc theo dõi hàng hóa cũng khó. Mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào sắp hết, tháng này lời hay lỗ đều phải ngồi cộng tay. Chủ quán vì vậy mất nhiều thời gian cho việc sổ sách thay vì lo bán hàng.

Máy tính tiền làm được những việc gì?

Máy tính tiền (còn gọi là máy POS) là thiết bị dùng để ghi đơn, tính tiền và lưu lại lịch sử bán hàng. Máy thường có màn hình cảm ứng, chạy phần mềm bán hàng. Người bán chỉ cần chạm chọn món, máy tự cộng tổng, tự tính tiền thối và lưu lại từng đơn.

Ngoài việc tính tiền, máy tính tiền Azpos còn giúp:

• Theo dõi doanh thu theo ngày, theo tháng mà không cần cộng sổ.
• Quản lý hàng tồn kho, biết mặt hàng nào sắp hết để nhập thêm.
• Hạn chế thất thoát, vì mỗi đơn đều có dữ liệu, dễ đối chiếu khi cần.
• Kết nối với hóa đơn điện tử. Theo quy định hiện hành, nhiều hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Có máy và phần mềm phù hợp thì việc này đơn giản hơn nhiều.

Hiện nay phần mềm bán hang Azpos còn cho phép chủ quán xem báo cáo qua điện thoại. Dù không có mặt ở quán, chủ quán vẫn nắm được tình hình buôn bán trong ngày.

Máy in hóa đơn: tờ giấy nhỏ, lợi ích lớn

Đi cùng máy tính tiền thường là máy in hóa đơn (hay máy in bill). Đây là loại máy in nhiệt, in ra tờ hóa đơn nhỏ ghi rõ món, số lượng, đơn giá và tổng tiền. Máy in nhiệt không cần mực, chỉ cần thay cuộn giấy, nên chi phí sử dụng hằng ngày thấp.

Tờ hóa đơn tuy nhỏ nhưng mang lại nhiều lợi ích:

• Khách hàng yên tâm, vì nhìn thấy rõ mình trả tiền cho những gì.
• Hạn chế tranh cãi khi tính tiền.
• Truyền đơn xuống bếp nhanh hơn ở quán ăn, nhà hàng. Đơn in ra rõ ràng, bếp không phải đoán chữ viết tay.
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn cho cửa hàng.

Máy in hóa đơn phổ biến hiện nay có hai khổ giấy: khổ 80mm cho quầy thu ngân và khổ 58mm nhỏ gọn hơn. Máy có thể kết nối qua cổng USB, dây mạng LAN, WiFi hoặc Bluetooth, tùy cách bố trí quầy.

Mỗi mô hình kinh doanh chọn một kiểu

Không phải cửa hàng nào cũng cần một bộ thiết bị giống nhau. Tùy mô hình mà có cách chọn phù hợp:

Cửa hàng tạp hóa, bán lẻ: nên chọn máy tính tiền có thể gắn thêm máy quét mã vạch. Mỗi món hàng chỉ cần quét là lên giá, rất nhanh khi cửa hàng có nhiều mặt hàng. Máy in hóa đơn khổ 80mm đặt ngay quầy là đủ dùng.

Quán cà phê, trà sữa: khách thường gọi món và trả tiền ngay tại quầy. Một máy tính tiền cảm ứng gọn gàng cộng một máy in hóa đơn là đủ. Một số quán dùng thêm máy in tem dán ly để pha chế không nhầm đơn.

Quán ăn, nhà hàng: cần quản lý theo bàn, gọi thêm món, tách hoặc gộp hóa đơn. Ngoài máy in hóa đơn ở quầy thu ngân, nhiều nơi đặt thêm một máy in ở bếp. Món vừa gọi là bếp nhận được phiếu ngay, phục vụ nhanh và ít sai sót hơn.

Vài lưu ý trước khi mua

Để chọn được bộ thiết bị vừa ý, chủ cửa hàng nên lưu ý mấy điểm sau:

1. Chọn theo nhu cầu thật, không cần mua máy cấu hình cao. Quán nhỏ dùng máy vừa đủ là hợp lý.
2. Hỏi kỹ về phần mềm: máy có chạy được phần mềm bán hàng mình định dùng không, có hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử không.
3. Kiểm tra cách kết nối giữa máy tính tiền và máy in hóa đơn, nhất là khi muốn đặt máy in ở bếp.
4. Quan tâm bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật. Thiết bị bán hàng chạy cả ngày, khi gặp sự cố cần được hỗ trợ nhanh để không gián đoạn việc bán.
5. Mua ở đơn vị có địa chỉ rõ ràng, có lắp đặt và hướng dẫn sử dụng, tránh hàng không rõ nguồn gốc.

AZPOS đồng hành cùng hộ kinh doanh

AZPOS là đơn vị phân phối thiết bị bán hàng. Sản phẩm gồm máy tính tiền, máy in hóa đơn và các thiết bị đi kèm như máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền, máy in tem. Khách hàng chủ yếu là cửa hàng bán lẻ, quán cà phê, quán ăn và nhà hàng vừa và nhỏ.

Thay vì chỉ bán máy, AZPOS tư vấn cấu hình phù hợp với từng mô hình. Đơn vị hỗ trợ lắp đặt, kết nối máy in, hướng dẫn sử dụng và bảo hành theo chính sách của từng sản phẩm. Với những chủ quán lần đầu dùng thiết bị bán hàng, phần hướng dẫn ban đầu giúp nhân viên làm quen nhanh hơn.

Đầu tư một chiếc máy tính tiền và máy in hóa đơn không phải khoản chi quá lớn. Đổi lại, việc bán hàng gọn gàng hơn, số liệu rõ ràng hơn và cửa hàng sẵn sàng hơn với yêu cầu hóa đơn điện tử. Đây là bước đi nhỏ nhưng thiết thực trong quá trình chuyển đổi số của hộ kinh doanh.

Thông tin tham khảo: website azpos.vn – tổng đài 1900.98.98.20.