Mở rộng quy mô và thiết lập văn phòng đại diện (VPĐD) là bước đi chiến lược quan trọng giúp các doanh nghiệp tr lập văn phòng đại diện tại Việt Namong và ngoài nước tiếp cận thị trường mới, tìm kiếm đối tác và xây dựng thương hiệu tại Việt Nam. Để quá trình thiết lập diễn ra nhanh chóng, đúng pháp luật và tối ưu chi phí, The Sentry mang đến lộ trình hướng dẫn chi tiết qua các bước dưới đây.

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam (representative office setup in Vietnam) cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản.

Trước hết, doanh nghiệp phải được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi doanh nghiệp hoạt động. Đồng thời, doanh nghiệp đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương. Ngoài ra, ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp phải phù hợp với các cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam hoặc được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thường diễn ra khá nhanh chóng, dễ dàng.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Hồ sơ thường bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
• Báo cáo tài chính hoặc tài liệu chứng minh doanh nghiệp đang hoạt động.
• Điều lệ hoặc tài liệu pháp lý của doanh nghiệp mẹ nếu được yêu cầu.
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Hợp đồng thuê địa điểm đặt văn phòng và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
• Các tài liệu do nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Bước 1: Lựa chọn địa điểm đặt văn phòng

Địa chỉ văn phòng đại diện phải là địa điểm hợp pháp, có chức năng làm văn phòng và đáp ứng quy định của cơ quan quản lý. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn coworking hoặc văn phòng dịch vụ như The Sentry vì có sẵn địa chỉ làm việc chuyên nghiệp, lễ tân, phòng họp và các tiện ích hỗ trợ doanh nghiệp quốc tế. The Sentry là coworking đặt ở những toà nhà văn phòng đắc địa giữa trung tâm TP.Hồ Chí Minh giúp nâng cao hình ảnh của văn phòng đại diện cho công ty mẹ.

Một góc không gian làm việc đầy sang trọng, hiện đại của The Sentry với rất nhiều tiện ích trọn gói khi khách hàng thuê văn phòng đại diện tại đây.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các giấy tờ của công ty mẹ, đảm bảo còn hiệu lực và được hợp pháp hóa theo quy định trước khi nộp hồ sơ. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp giảm thời gian xử lý và hạn chế phải bổ sung giấy tờ.

Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép

Hồ sơ được nộp tại cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập văn phòng đại diện. Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý sẽ xem xét và cấp giấy phép theo thời hạn quy định.

Bước 4: Khắc dấu và hoàn tất thủ tục sau cấp phép

Sau khi được cấp giấy phép, văn phòng đại diện thực hiện các thủ tục cần thiết như: Khắc dấu, đăng ký mã số thuế phục vụ nghĩa vụ kê khai, đồng thời thực hiện các thủ tục lao động nếu tuyển dụng nhân sự tại Việt Nam.

Việc setup văn phòng đại diện tại Việt Nam không chỉ là hoàn tất các thủ tục pháp lý mà còn là bước khởi đầu để xây dựng sự hiện diện chuyên nghiệp và tạo nền tảng cho hoạt động kinh doanh lâu dài. Với The Sentry, doanh nghiệp được tiếp cận giải pháp văn phòng linh hoạt, hiện đại cùng đầy đủ tiện ích và dịch vụ hỗ trợ vận hành. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng bắt đầu hoạt động, tối ưu chi phí và dễ dàng mở rộng quy mô khi phát triển tại thị trường Việt Nam.

Mọi thông tin chi tiết khách hàng vui lòng liên hệ với The Sentry:

Website: https://thesentry.com.vn

Phone : +84 969 067 845

Email : leasing@thesentry.com.vn