Hạn chế trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

(CMO) Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (CBCC-VC) là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác quản lý CBCC-VC. Đây được xem là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về CBCC-VC, do cơ quan có thẩm quyền quản lý CBCC lập và xác nhận lần đầu khi CBCC-VC được tuyển dụng theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, qua kiểm tra thực tế tại các địa phương, việc quản lý hồ sơ CBCC-VC vẫn còn nhiều bất cập, hạn chế.

Kiểm tra tại UBND xã Nguyễn Huân, huyện Đầm Dơi, một số hồ sơ CBCC lưu chưa đảm bảo quy định như: lưu bản sao; thiếu phiếu nhận xét, đánh giá hằng năm; phiếu lý lịch tư pháp... Đối với xã Ngọc Chánh, việc cập nhật hồ sơ của từng CBCC chưa đảm bảo toàn bộ quá trình công tác, đánh giá… trong đó, thiếu biên bản họp trước khi bổ nhiệm, chưa đầy đủ về bổ sung lý lịch hằng năm, biên bản họp xét nâng bậc lương trước hạn... Tại UBND huyện Đầm Dơi, kiểm tra ngẫu nhiên 8/190 hồ sơ CBCC-VC, việc quản lý hồ sơ được thực hiện tốt. Tuy nhiên, việc cập nhật hồ sơ của từng CBCC vẫn chưa đảm bảo diễn biến toàn bộ quá trình công tác, đánh giá CBCC-VC.

Công chức Sở Nội vụ kiểm tra và hướng dẫn việc quản lý hồ sơ CBCC-VC tại xã Nguyễn Huân, huyện Đầm Dơi.

Vấn đề này được ông Trần Hoàng Lộc, Phó giám đốc Sở Tư pháp, nhận định, việc quản lý hồ sơ CBCC-VC vẫn còn thiếu nhiều giấy tờ quan trọng. Đặc biệt, một số hồ sơ CBCC-VC cấp xã vẫn còn tồn tại những văn bằng, chứng chỉ không nằm trong hệ thống giáo dục theo Công văn 3014 chỉ đạo chấn chỉnh của UBND tỉnh năm 2015.

Đối với UBND huyện Thới Bình, huyện quản lý, lưu trữ 46/103 hồ sơ CBCC, chiếm 45% là chưa đảm bảo theo quy định, trong đó có những đơn vị không có hồ sơ. Tuy công tác quản lý hồ sơ cơ bản đảm bảo theo quy định, thế nhưng vẫn còn những hồ sơ chưa đầy đủ bản đánh giá hằng năm, bằng cấp chuyên môn, nghiệp vụ, các quyết định liên quan.

Trên địa bàn huyện Thới Bình, các địa phương đã triển khai, thực hiện và phân công công chức phụ trách công tác quản lý hồ sơ, thế nhưng công tác quản lý vẫn còn hạn chế. Tại UBND xã Biển Bạch, đơn vị đã tổ chức triển khai, thực hiện và phân công công chức phụ trách công tác quản lý hồ sơ, đến thời điểm kiểm tra, đơn vị đã thực hiện được 17/22 hồ sơ CBCC. Thế nhưng, vẫn còn một số hồ sơ chưa đảm bảo thành phần hồ sơ theo quy định như: cập nhật thành phần hồ sơ chưa đầy đủ; sơ yếu lý lịch CBCC; phiếu đánh giá và phân loại công chức, bản kê khai tài sản…

Hay tại UBND xã Biển Bạch Đông, đơn vị đã thực hiện được 18/22 hồ sơ CBCC nhưng vẫn còn hồ sơ chưa cập nhật đầy đủ thành phần hồ sơ; sơ yếu lý lịch thiếu ảnh hoặc có ảnh không đóng dấu giáp lai… Xã Hồ Thị Kỷ đã thực hiện được 16/24 hồ sơ CBCC nhưng thành phần hồ sơ chưa đúng quy định, nhất là việc thiếu sơ yếu lý lịch hoặc có sơ yếu lý lịch nhưng không có ảnh, không có xác nhận, không đầy đủ nội dung; thiếu phiếu đánh giá công chức hằng năm, kê khai tài sản, các quyết định có liên quan...

Theo Phó giám đốc Sở Nội vụ Lê Quang Hảo, công tác quản lý hồ sơ CBCC-VC là việc làm thường xuyên của cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp quản lý. Do vậy, để nắm bắt thông tin về CBCC-VC ngoài việc tiếp xúc trực tiếp, hoặc thông qua các kênh thông tin khác như nhận xét đánh giá, yêu cầu bổ sung lý lịch hằng năm còn phải nghiên cứu hồ sơ, tổng hợp các thông tin đầy đủ, chính xác, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động, phát triển của CBCC-VC. Làm tốt công tác hồ sơ góp phần cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ CBCC-VC trong từng giai đoạn, qua đó đánh giá hiệu quả công tác cán bộ, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí, sử dụng, luân chuyển, điều động… CBCC-VC.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay công tác này còn gặp phải một số vấn đề bất cập, đó là không ít CBCC chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ, một số cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ CBCC-VC chưa thống nhất, gây không ít khó khăn cho việc quản lý cán bộ. Vì vậy, công tác quản lý hồ sơ CBCC là việc làm hết sức quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị, việc quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài của tài liệu hồ sơ CBCC-VC và phục vụ tốt công tác quản lý cán bộ theo yêu cầu cải cách hành chính Nhà nước hiện nay.

Thanh Phương