Từ học bạ số đến quản trị giáo dục bằng dữ liệu

Với 98,58% học bạ được triển khai dưới dạng số, cùng quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu giáo dục tập trung, liên thông, dữ liệu ngày càng trở thành công cụ hỗ trợ trực tiếp cho công tác quản trị, giảm hồ sơ giấy, hạn chế nhập liệu trùng lặp và nâng cao hiệu quả điều hành của ngành giáo dục Cà Mau.

• Tiện ích học bạ điện tử
• Học bạ điện tử: Xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số giáo dục

Số hoá hồ sơ, đổi mới cách quản lý

Trường Tiểu học phường An Xuyên, năm học 2026-2027 có hơn 6.700 học sinh, trên190 lớp. Quy mô lớn khiến việc quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ đặt ra yêu cầu đối với công tác quản lý hồ sơ. Ông Trương Văn Hải, Hiệu trưởng nhà trường, cho biết, việc triển khai học bạ số cơ bản hoàn tất, chỉ còn 10 trường hợp chưa thực hiện do một số nguyên nhân khách quan từ phía gia đình.

“Với số lượng học sinh lớn, chuyển từ hồ sơ giấy sang hồ sơ số giúp nhà trường thuận lợi hơn trong lưu trữ, cập nhật và tra cứu thông tin. Dữ liệu về học sinh được quản lý tập trung, hạn chế việc phải tổng hợp thủ công qua nhiều khâu. Nhà trường tiếp tục rà soát những trường hợp còn lại, đồng thời phối hợp với gia đình để hoàn thiện học bạ số, bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác và thuận tiện cho quá trình quản lý”, ông Hải cho biết.

Ông Ngô Thanh Vũ, Hiệu trưởng Trường THPT Cái Nước, trình bày tham luận về chuyển đổi số và xây dựng “trường học số” tại Hội nghị tổng kết năm học 2025-2026 của ngành giáo dục.

Không chỉ ở tiểu học, chuyển đổi số gắn liền với đổi mới quản trị cũng được thực hiện ở các cấp học. Trường THPT Cái Nước (xã Cái Nước) thực hiện 100% phê duyệt kế hoạch bài dạy, Sổ đầu bài điện tử và biên bản chuyên môn qua chữ ký số, điện tử. Qua đó cắt giảm hơn 90% chi phí giấy tờ; đồng thời hoàn thành 100% học bạ điện tử khối 10-12, liên thông với SMAS.

Số hoá còn giúp nhà trường tiết kiệm khoảng 80-90% thời gian xử lý hồ sơ; thời gian tổng hợp báo cáo chuyên môn cuối học kỳ giảm từ 1-2 tuần xuống chỉ còn 1-2 ngày. Nhà trường đồng thời ứng dụng điểm danh FaceID, cập nhật dữ liệu chuyên cần đến phụ huynh; hệ thống camera IP phủ tại 34 phòng học, 10 hành lang và khuôn viên trường.

Ông Ngô Thanh Vũ, Hiệu trưởng Trường THPT Cái Nước, cho biết: “Ðiều quan trọng nhất của chuyển đổi số không chỉ là đưa quy trình lên phần mềm mà phải thay đổi cách quản trị. Khi dữ liệu được cập nhật thường xuyên, Ban Giám hiệu có thể theo dõi tình hình dạy và học, chuyên cần, các hoạt động của nhà trường nhanh hơn, thay vì chờ tổng hợp báo cáo. Thời gian xử lý hồ sơ, báo cáo được rút ngắn, trong khi việc điều hành có thêm cơ sở dữ liệu để đưa ra chỉ đạo kịp thời”.

Từ nền tảng quản lý, Trường THPT Cái Nước mở rộng sang dạy học số với kho học liệu K12-Online, ngân hàng đề thi, STEM và AI. Học sinh còn được trang bị kỹ năng số, tham gia hỗ trợ gia đình, người dân địa phương thực hiện dịch vụ công trực tuyến, cài đặt VNeID và thanh toán không dùng tiền mặt. Từ việc số hoá hồ sơ, học bạ, sổ điểm đến rút ngắn thời gian tổng hợp báo cáo, chuyển đổi số đang từng bước chuyển từ “số hoá công việc” sang “quản trị bằng dữ liệu”.

Từ học bạ số đến hệ sinh thái dữ liệu dùng chung

Tiến sĩ Lê Hoàng Dự, Phó Giám đốc Sở Giáo dục và Ðào tạo tỉnh Cà Mau, cho biết: “Chuyển đổi số trong giáo dục được nhìn nhận từ chất lượng dữ liệu và khả năng khai thác dữ liệu, chứ không chỉ dừng ở việc số hoá hồ sơ. Ngành giáo dục tỉnh đang từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, giảm tình trạng dữ liệu phân tán, nhập liệu nhiều lần và thiếu thống nhất. Khi dữ liệu được chuẩn hoá, kết nối và cập nhật thường xuyên, ngành có thể chuyển dần từ phương thức quản lý dựa trên báo cáo sang quản trị dựa trên dữ liệu, phục vụ tốt hơn công tác chỉ đạo, điều hành”.

Khai thác dữ liệu học sinh trên hệ thống điện tử tại Tiểu học phường An Xuyên, góp phần đổi mới công tác quản lý. (Nhờ bộ phận kỹ thuật che dùm mã số định danh của học sinh trên màn hình máy vi tính).

Ngành giáo dục hiện hoàn thành số hoá dữ liệu văn bằng, chứng chỉ THPT giai đoạn 1977-2024; đồng thời triển khai số hoá văn bằng THCS giai đoạn 1976-2025 với khoảng 101.290 trang tài liệu, 705.732 bản ghi.

Số hoá không chỉ dừng ở quét tài liệu mà đồ hỏi nhập, chuẩn hoá, kiểm tra, đối chiếu và xác thực dữ liệu. Với học bạ số, tỷ lệ đạt 98,58%, ngành tiếp tục rà soát, hoàn thiện kết nối với cơ sở dữ liệu ngành, phục vụ chuyển trường, tuyển sinh và quản lý.

Ðích đến được ngành giáo dục Cà Mau xác định là chuyển từ quản lý bằng báo cáo sang quản trị dựa trên dữ liệu. Khi dữ liệu ngày càng đầy đủ, chính xác, liên thông và được khai thác đúng cách, nền tảng cho hệ sinh thái giáo dục số thống nhất cũng từng bước được hình thành.

 Trúc Linh