Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng, chứng thực

Trong 2 năm qua, từ sự chỉ đạo quyết liệt của tỉnh, qua tham mưu từ Sở Tư pháp, Bạc Liêu đã triển khai xây dựng và đưa vào sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu (CSDL) về thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản đã công chứng, chứng thực.

Các đại biểu dự hội nghị triển khai Nghị định 99 về giao dịch bảo đảm. Ảnh: K.K

THỰC TRẠNG KHÓ KHĂN TRƯỚC KHI THIẾT LẬP CSDL

Khi thông tin chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các đơn vị, tổ chức công chứng, chứng thực, thời gian qua đã xảy ra một số vụ việc vi phạm pháp luật trên lĩnh vực này, ảnh hưởng đến uy tín của lĩnh vực công chứng, chứng thực, gây thiệt hại đến quyền lợi hợp pháp của người dân. Nguyên nhân là do việc lưu trữ của các tổ chức hành nghề công chứng, đơn vị chứng thực đang thực hiện bằng hình thức thủ công, chủ yếu trên giấy hoặc các ứng dụng văn phòng hay bằng phần mềm cũ chưa đáp ứng nhu cầu ngăn chặn, giải tỏa tài sản của các cơ quan chức năng. Có thể điển hình như việc công chứng viên và người thực hiện chứng thực không thể thực hiện việc tra cứu lịch sử giao dịch của tài sản đó; việc xác minh thông tin tài sản giao dịch gặp khó khăn, gây tốn kém thời gian và nguồn nhân lực; việc xác minh thủ công đã dẫn đến nhiều sai sót, nhầm lẫn, thiếu chính xác; không ít đối tượng lợi dụng sự quản lý này để lừa dối, vi phạm pháp luật. Đây cũng là kẽ hở để kẻ gian lợi dụng, tạo nhiều hồ sơ giả để công chứng, chứng thực với mục đích lừa đảo, chiếm đoạt tài sản hoặc các tài sản bị ngăn chặn nhưng vẫn thực hiện hành vi chuyển dịch tài sản dẫn đến gây mất ổn định trật tự xã hội.

NÂNG CAO HIỆU LỰC QUẢN LÝ KHI XÂY DỰNG CSDL VỀ THÔNG TIN NGĂN CHẶN

Nhằm phục vụ và góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch tài sản, Sở Tư pháp đã trình UBND tỉnh Bạc Liêu ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng CSDL về thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản đã công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu. Theo đó, quy định rõ trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã có trách nhiệm thực hiện cập nhật ngay các hợp đồng, giao dịch tài sản khi đã được công chứng, chứng thực vào CSDL và thực hiện tra cứu kịp thời trước khi thực hiện công chứng, chứng thực đối với các hợp đồng, giao dịch tài sản. Đến nay, đã tạo lập được tổng số 290.160 dữ liệu về thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản đã công chứng, chứng thực; trong đó, tạo lập dữ liệu đầu kỳ 53.960; dữ liệu công chứng 148.453, dữ liệu chứng thực 141.119, dữ liệu về thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn là 588 thông tin.

Sở Tư pháp cũng đã tổ chức tập huấn việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản đã công chứng, chứng thực cho các cơ quan trong hệ thống tư pháp và các sở, ban, ngành có liên quan; Hội Công chứng viên; các phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn. Ngoài ra cũng đã cấp 102 tài khoản sử dụng khai thác CSDL cho các sở, ban, ngành có liên quan, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng.

Việc đầu tư Dự án “Xây dựng CSDL về thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản đã công chứng, chứng thực” đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch tài sản, đảm bảo được chặt chẽ, thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Quan trọng hơn còn giúp ngăn chặn kịp thời các giao dịch tài sản liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa của các cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân; hỗ trợ, phục vụ hoạt động công chứng, chứng thực chính xác; phát hiện, ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật khi yêu cầu công chứng, chứng thực gian dối.

KIM TUẤN