Trên con đường đầy thách thức của môi trường kinh doanh, việc quản lý thông tin không chỉ là yếu tố quan trọng mà còn là chìa khoá để doanh nghiệp (DN) có thể thịnh vượng và phát triển trong thời đại số hoá ngày nay. Công cụ quản lý thông tin đã trở thành một phần không thể thiếu của chiến lược kinh doanh hiện đại, đóng vai trò quan trọng giúp DN nắm bắt cơ hội và đối mặt với thách thức từ môi trường kinh doanh.
Công cụ quản lý thông tin (CCQLTT) không chỉ đơn thuần là các phần mềm hay hệ thống lưu trữ dữ liệu mà còn là hệ thống tích hợp nhiều tính năng giúp DN quản lý, xử lý và sử dụng thông tin hiệu quả. Tính linh hoạt và tiện ích của các công cụ này giúp DN dễ dàng thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường và môi trường kinh doanh.
Giải quyết vấn đề dữ liệu lớn
Trong thời đại số ngày nay, dữ liệu được tạo ra và sử dụng với tốc độ chóng mặt. Tuy nhiên, vấn đề lớn đối diện với các DN là làm thế nào để quản lý và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả. Ðây là nơi mà CCQLTT đóng vai trò quan trọng, giúp tổ chức và xử lý lượng lớn dữ liệu một cách hợp lý.
Ông Bùi Trọng Nghĩa, Giám đốc Công ty TNHH MTV Công nghệ Hoàng Phát (Phường 4, TP Cà Mau), cho rằng: “Một trong những ưu điểm lớn của CCQLTT là khả năng phân tích và dự đoán xu hướng tương lai dựa trên dữ liệu hiện tại. Các DN có thể dự đoán nhu cầu của thị trường, định giá sản phẩm, thậm chí dự báo các biến động tiềm ẩn trong ngành công nghiệp, giúp họ thích ứng nhanh chóng và tối ưu hoá chiến lược kinh doanh của mình để đạt được lợi ích cao nhất”.
Các DN áp dụng CCQLTT vào quản lý thông tin về khách hàng, từ lịch sử mua hàng đến sở thích và thói quen mua sắm, cũng như quản lý các quy trình kinh doanh khác nhau, như quản lý dự án, quản lý tài chính và quản lý sản xuất. Ðiều này giúp cải thiện hiệu suất và giảm thiểu lãng phí, đồng thời tạo ra mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Hiện nay có các CCQLTT phổ biến như: Hệ thống Quản lý khách hàng (CRM), giúp tổ chức và quản lý thông tin về khách hàng, từ việc liên hệ, lịch sử mua hàng đến thông tin về tương tác, hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng và tạo ra các chiến lược marketing hiệu quả; Hệ thống Quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP), là hệ thống tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau như quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý nhân sự và quản lý sản xuất; Hệ thống Quản lý nội dung (CMS), là các nền tảng cho phép quản lý và xuất bản nội dung trực tuyến như website hoặc hệ thống quản lý nội dung nội bộ; Hệ thống Phân tích dữ liệu (BI), là các công cụ và quy trình giúp tổ chức phân tích dữ liệu kinh doanh để đưa ra quyết định chiến lược; Hệ thống Quản lý dự án (PMS) với các công cụ quản lý dự án như: Asana, Trello, hoặc Microsoft Project giúp tổ chức và theo dõi tiến độ của các dự án, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả; Hệ thống Quản lý tài liệu (DMS) đối với các DN có lượng tài liệu lớn, các hệ thống quản lý tài liệu như SharePoint, Google Drive, hoặc Dropbox giúp tổ chức, lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách an toàn và dễ dàng...
Ðối mặt với thách thức
Thông tin đóng vai trò không thể phủ nhận trong quá trình ra quyết định kinh doanh. Từ việc nắm bắt xu hướng thị trường đến việc hiểu rõ về khách hàng, CCQLTT không chỉ giúp tổ chức và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả mà còn tối ưu hoá quy trình kinh doanh, giảm thiểu lỗi và tăng cường hiệu quả. Một trong những lợi ích lớn nhất của CCQLTT là khả năng tối ưu hoá quy trình kinh doanh. Từ quản lý hàng tồn kho đến quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), công cụ này giúp tự động hoá và tối ưu hoá các quy trình, từ đó giảm thiểu lỗi và tăng cường hiệu quả.
Chị Lê Kiều Phương, Giám đốc Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại - Xây dựng Phúc Thịnh (Phường 9, TP Cà Mau), chia sẻ: “Ðể hiểu rõ hơn về cách CCQLTT có thể tạo ra sự cạnh tranh có lợi thế, chúng ta có thể xem xét một ví dụ cụ thể từ ngành bán lẻ. Trong ngành này, việc hiểu rõ và phản ứng nhanh chóng đối với xu hướng mua sắm của khách hàng là chìa khoá để thu hút và giữ chân khách hàng. Nhờ vào khả năng phân tích dữ liệu và tương tác cá nhân hoá này, chuỗi cửa hàng không chỉ có thể thu hút sự chú ý của khách hàng, mà còn tạo ra trải nghiệm mua sắm độc đáo và cá nhân hoá, tạo ra sự cạnh tranh có lợi thế so với các đối thủ”.
Dữ liệu không có ý nghĩa nếu không được chuyển đổi thành thông tin có ý nghĩa. Theo anh Danh Si Ra, nhân viên Công ty Cổ phần Phân bón Dầu khí Cà Mau: “CCQLTT không chỉ giúp tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả mà còn giúp phân tích và trích xuất thông tin quan trọng từ dữ liệu này. Ðiều này cho phép DN đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế và xu hướng, từ đó tối ưu hoá hiệu suất kinh doanh và tạo ra cơ hội mới”.
Anh Danh Si Ra, nhân viên Công ty Cổ phần Phân bón Dầu khí Cà Mau hướng dẫn và chia sẻ quy trình công nghệ vận hành tại phòng thí nghiệm nhà máy cho các em học sinh.
Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc có thông tin đúng đắn và kịp thời có thể tạo ra sự cạnh tranh có lợi thế. CCQLTT giúp DN hiểu rõ hơn về đối thủ cạnh tranh, từ đó phát triển các chiến lược kinh doanh, tiếp thị nhắm vào điểm mạnh và yếu của họ. Bên cạnh đó, khách hàng ngày càng trở nên thông minh, yêu cầu cao hơn về dịch vụ và sản phẩm. CCQLTT, đặc biệt là hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), không chỉ giúp DN hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng mà còn tạo ra cơ hội tương tác cá nhân hoá, xây dựng mối quan hệ lâu dài. Thông qua việc sử dụng công cụ này, họ có thể thu thập và tổ chức thông tin về hành vi du lịch, sở thích và mong muốn của từng khách hàng, từ việc đặt tour đến phản hồi sau chuyến đi.
Cụ thể, công ty du lịch có thể tăng cường tương tác cá nhân hoá với khách hàng. “Thông qua CCQLTT, nếu một khách hàng thường xuyên đặt tour vào mùa hè, họ có thể gửi thông tin về các chương trình tour mùa hè sớm hơn và cung cấp ưu đãi đặc biệt. Ngoài ra, sau mỗi chuyến đi, họ có thể tự động gửi khảo sát phản hồi, cung cấp các gợi ý cho chuyến đi tiếp theo dựa trên kinh nghiệm trước đó của khách hàng, giúp họ thu hút và giữ chân khách hàng một cách hiệu quả”, anh Nguyễn Ly Kha, Giám đốc Công ty TNHH Miền Tây Tour (Phường 6, TP Cà Mau), cho hay.
Thêm vào đó, trong thời đại mà việc bảo mật thông tin trở thành ưu tiên hàng đầu, CCQLTT đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Bằng cách bảo mật thông tin và tuân thủ quy định, các DN không chỉ xây dựng lòng tin, uy tín trong mắt khách hàng mà còn tránh được rủi ro pháp lý và tài chính có thể xuất phát từ việc vi phạm quy định. Ðiều này giúp họ duy trì vị thế vững chắc trong ngành và bảo vệ mối quan hệ với khách hàng một cách bền vững.
Ông Lê Quán Thượng, Giám đốc Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) chi nhánh Cà Mau, cho biết: “CCQLTT giúp ngân hàng tuân thủ các quy định và chuẩn mực liên quan đến bảo mật thông tin như: GDPR (Bảo vệ dữ liệu chung) hoặc PCI DSS (Tiêu chuẩn an ninh dữ liệu thẻ thanh toán). Bằng cách tự động áp dụng các biện pháp bảo mật và kiểm tra tuân thủ tự động, ngân hàng có thể đảm bảo rằng họ không chỉ bảo vệ thông tin của khách hàng mà còn tuân thủ các quy định pháp luật và quy chuẩn ngành”.
Với khả năng giúp DN nắm bắt cơ hội, tối ưu hoá quản lý nội bộ và đối mặt với thách thức, CCQLTT đóng vai trò quan trọng trong việc định hình sự thành công của DN trong thời đại số hoá ngày nay. Ðể thực sự hiệu quả, CCQLTT cần được tích hợp vào chiến lược kinh doanh của DN một cách toàn diện và đòi hỏi sự cam kết từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức./.
Việt Mỹ
Xem thêm bình luận